เมื่อวันที่ 23 เมษายน 2561 นางสาวภาวิณี เนินใหม่ ที่ปรึกษาด้านการจัดทำนิยามความถูกต้องตามกฎหมายของไม้ของประเทศไทย เข้าพบนายบรรจง วงศ์ศรีสุนทร ผู้อำนวยการสำนักเลขนุการไทย – อียู เฟล็กที พร้อมทั้งผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อหารือในประเด็นเกี่ยวกับขอบเขตและแผนงาน ไปจนกระทั่งวิธีการดำเนินงาน สำหรับการจัดทำภาคผนวกนิยามความถูกต้องตามกฎหมายของไม้ในประเทศไทย โดยมีระยะเวลาในการดำเนินการครอบคลุมตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน จนถึง 15 ตุลาคม 2561

โดยการจัดจ้างที่ปรึกษาในครั้งนี้ เป็นไปตามมติที่หารือในที่ประชุมผู้เชี่ยวชาญร่วมครั้งที่ 3 (๋JEM3) ซึ่งทั้งฝ่ายสหภาพยุโรปพร้อมทั้งฝ่ายไทย มีความเห็นชอบให้ดำเนินการจัดจ้างที่ปรึกษาสำหรับการจัดทำและปรับแก้นิยามความถูกต้องตามกฎหมาย เพื่อความถูกต้อง แม่นยำและสะดวกรวดเร็วในการดำเนินการ